In diesem Artikel möchten wir Sie auf die Inhalte des neuen Hinweisgeberschutzgesetzes hinweisen. Aktuell ist das Ganze leider noch nicht als konsolidierte Fassung verkündet worden, so dass man sich den finalen Text zusammensuchen muss. Na ja, weiter zuwarten wollen wird aber auch nicht mehr, man möchte ja seinen Kollegen (und Kolleginnen natürlich auch) nicht zu sehr hinterherlaufen und die Nachfragen nehmen zu.
Zumm Gesetzgebungsverfahren hatte ich von Zeit zu Zeit was geschrieben, Details möchte ich Ihnen ersparen. Dazu nur soviel: Das Hinweisgeberschutzgesetz (im Folgenden HinSchG) wurde vom Bundestag nach langem Hin- und Her am 11.05.2023 beschlossen und am 12.05.2023 im Bundesrat verabschiedet. Mit der Verkündung im Bundesgesetzblatt im Juni 2023 wird es in Kraft treten. Für die Umsetzung gibt es dann abhängig von der Unternehmensgröße teilweise noch Umsetzungsfristen oder nicht.
Hintergrund des HinSchG ist eine EU-Richlinie (RICHTLINIE (EU) 2019/1937 DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS UND DES RATES vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden).
Das HinSchG regelt den Schutz von natürlichen Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an die nach diesem Gesetz vorgesehenen Meldestellen melden oder offenlegen (= Hinweisgebende Personen).
Darüber hinaus werden Personen geschützt, die Gegenstand einer Meldung oder Offenlegung sind, so- wie sonstige Personen, die von einer Meldung oder Offenlegung betroffen sind.
Zum besseren Verständnis des Gesetzes sollte man dessen zentralen Definitionen Nach § 3 kennen. Hier die Wichtigsten:
Entscheidend für Unternehmen und z.B soziale Einrichtungen ist natürlich, ob sie eine Meldestelle einrichten müssen und wenn ja, wann und wie.
Aber was für Meldestelle kennt das Hinweisgeberschutzgesetz überhaupt?
Interne und externe Meldestellen stehen hinweisgebenden Personen gleichrangig zur Verfügung (§ 7 HinSchG). Zuletzt wurde in § 7 Absatz 1 Satz 1 folgender Satz eingefügt: „Diese Personen sollten in den Fällen, in denen intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und sie keine Repressalien befürchten, die Meldung an eine interne Meldestelle bevorzugen.“ In der Regel dürfte dies auch für Beschäftigungsgeber der vorzugswürdigere Weg sein.
Die interne Meldestelle kann durch das Unternehmen oder z.B. die soziale Einrichtung auf einen externen Dienstleister ausgelagert werden. Es bleibt dadurch auch immer noch eine interne Meldestelle.
Alles was die Interne Meldestellen betrifft findet man in den §§ 12 ff. HinSchG. Es gibt nach dem Gesetz:
Dabei gelten die folgenden Umsetzungsfristen:
Das klassische Vorgehen bei der Implementierung einer internen Meldestelle dürfte folgendermaßen aussehen:
Der Meldekanal muss auch für sonstige natürliche Personen offenstehen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeiten mit dem zur Einrichtung der Meldestelle verpflichteten Beschäftigungsgeber in Kontakt stehen!
Hinweisgebende Personen sind in der Regel nach Art 13 DSGVO zu informieren. Da dies in der Regel Beschäftigte sind, sollte dieser Punkt in der allgemeinen Mitarbeiterinformation ergänzt werden.
Gegenüber betroffenen Personen kann für die interne Meldestelle einen Informationspflicht nach Art. 14 DSGVO bestehen. Ein Information kann aber die Ermittlungen gefährden, daher spricht evtl. Art. 14 Abs. 5 c) DSGVO i. V. m. § 29 Abs. 1 S. 1 BDSG: soweit Informationen offenbart würden, die ihrem Wesen nach, insbesondere wegen der überwiegenden berechtigten Interessen eines Dritten, geheim gehalten werden müssen, gegen eine Information.
Das Verfahren der internen Meldestellen bei Meldungen ist im Gesetz (§ 17 HinSchG) hinreichend genau vorgeschrieben:
Die interne Meldestelle hat der hinweisgebenden Person innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung oder, wenn der Eingang nicht bestätigt wurde, spätestens drei Monate und sieben Tage nach Eingang der Meldung eine Rückmeldung zu geben.
Die Rückmeldung umfasst die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese. Eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person darf nur insoweit erfolgen, als dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden.
Das ganze Thema Vertraulichkeit der Identität hinweisgebender Personen ist in §§ 8, 9 HinSchG geregelt.
Eine Preisgabe der Identität hinweisgebender Personern kann erfolgen, bei
Die Preisgabe der Identität in Meldung genannter Personen kann erfolgen:
Als Folgemaßnahmen einer Meldung kann die interne Meldestelle insbesondere interne Untersuchungen bei dem Beschäftigungsgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit durchführen und betroffene Personen und Arbeitseinheiten kontaktieren, die hinweisgebende Person an andere zuständige Stellen verweisen, das Verfahren aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen abschließen oder das Verfahren zwecks weiterer Untersuchungen abgeben an
a) eine bei dem Beschäftigungsgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit für interne Ermittlungen zuständige Arbeitseinheit oder
b) eine zuständige Behörde.
Die Entscheidungsgewalt hierfür liegt bei der internen Meldestelle bzw. dem externen Dienstleister, der diese Aufgabe übernommen hat.
Durch die letzten Änderungen im Vermittlungsausschuss wurde klargestellt, dass der Berschäftigungsgeber nicht verpflichtet ist, anonyme Meldungen zu bearbeiten. Das Gesetz sieht aber vor, dass die interne Meldestelle auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten können "sollte".
Ob eine Meldung personenbezogen eingeht oder nicht kann später auch dann mal relevant werden, wenn ein Auskunftsersuchen nach Art. 15 DSGVO von gemeldeten Personen an den Betreiber der Meldestellen gerichtet wird um die identität des Melders zu erfahren. Dies kann durchaus vollständig zu beantworten sein, wenn die Vorwürfe ersichtlich unberechtigt waren und vermutlich in Schädigungsabsicht erfolgten. Es wäre sinnvoll die Beschäftigten im Rahmen von Schulungen und im Zusammenhang mit den Kontaktkanälen darauf hinzuweisen.
