Am 17.12.2023 ist nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) die Umsetzungsfrist auch für die Unternehmen abgelaufen, die in der Range zwischen 250 und 50 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern liegen.
Im Klartext heißt dies, dass Unternehmen ab 50 Beschäftigte eine interne Meldestellen einrichten müssen. Diese kann auch durch eine externe Stelle, z.B. durch einen Anwalt, so wie ich es bin, angeboten werden. Es bleibt dann aber eine interne Meldestelle. Mit externen Stellen sind andere Stellen, bei Behörden, im Gesetz (§§ 19 bis 24 HinSchG) gemeint.
Unserer Kanzlei bietet die Übernahme der internen Meldestelle auch an!
Auf ein paar typische Fragestellungen, die man häufiger hat und teilweise in der Diskussion nicht oder nicht richtig dargestellt werden, möchte ich hier eingehen:
Die interne Meldestelle muss keine anonymen Meldungen anbieten. Sie kann es aber tun. In der Regel bietet sich dann, wenn man anonyme Meldungen zulassen will, die Durchführung von Meldungen im Rahmen eines online Portals an, denn ansonsten kann eine Anonymität (jedenfalls bei Meldungen in Textform) nur gegenüber dem Unternehmen gewahrt werden, aber nicht gegenüber der Meldestelle. Wenn die interne Meldestelle eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter im Unternehmen ist, wird es noch schwieriger.
Im Gesetz heißt es hierzu:
"Die interne Meldestelle sollte auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten. Es besteht allerdings keine Verpflichtung, die Meldekanäle so zu gestalten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen."
Unabhängig davon, was der Arbeitgeber also anbietet, kann er anonyme Meldungen jedenfalls nicht einfach ignorieren bzw. "sollte" es nicht tun.
Es macht auch keinen Sinn, denn für das Unternehmen ist es ja grundsätzlich von Vorteil auf diesem Wege über Probleme informiert zu werden.
Die Anzahl der Personen wird nach Köpfen berechnet und nicht nach Quoten, wie z.B. im Kündigungsschutzgesetz vorgesehen. Ich bin sicher viele Arbeitgeber rechnen sich das noch schön, mit wahrscheinlich fatalen Folgen.
Neben der bereits erwähnten Online-Plattform kommen praktisch telefonische und schriftliche Meldungen in Betracht. Im Gesetz heißt es dazu:
"Interne Meldekanäle müssen Meldungen in mündlicher oder in Textform ermöglichen. Mündliche Meldungen müssen per Telefon oder mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung möglich sein. Auf Ersuchen der hinweisgebenden Person ist für eine Meldung innerhalb einer angemessenen Zeit eine persönliche Zusammenkunft mit einer für die Entgegennahme einer Meldung zuständigen Person der internen Meldestelle zu ermöglichen. Mit Einwilligung der hinweisgebenden Person kann die Zusammenkunft auch im Wege der Bild- und Tonübertragung erfolgen."
Aufgrund des "oder" im Gesetz reicht es also entweder telefonisch, in Textform oder mittels Portal aus eine Meldung zu ermöglichen. Es muss als nicht telefonisch und in Textform ein Meldekanal angeboten werden. Textform ist im Übrigen nicht mit Schriftform (Brief), wie oben lapidar geschrieben, gleichzusetzen. Ersteres wäre üblicherweise eine E-Mail oder die Eingabe über ein Online-Portal.
Das eine initiale E-Mail nicht unbedingt verschlüsselt werden kann (wobei man möglichst die Möglichkeit anbieten sollten) oder wird, ist kein Verstoß gegen die Vertraulichkeit (§ 8 HinSchG), da hiermit die Prozesse innerhalb der Meldestelle adressiert werden.
Nach der Meldung muss gleichwohl auch eine mündliche Zusammenkunft für den Melder möglich sein, welche auch im Wege der Bild- und Tonübertragung erfolgen kann. Ich verstehe das so, dass auch eine Videokonferenz oder ein Telefonat ausreichen, wenn die meldende Person damit einverstanden ist.
Die Frage, welche Personen als hinweisgebende Personen zu akzeptieren sind, finde ich nicht so ganz einfach. Im Gesetz heißt es dazu:
"Dieses Gesetz regelt den Schutz von natürlichen Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an die nach diesem Gesetz vorgesehenen Meldestellen melden oder offenlegen (hinweisgebende Personen)."
Weitergehend oder konkreter stellt dies z.B. die IHK Köln dar.:
Hinweisgebende Personen sind Personen, die im beruflichen Zusammenhang oder im Vorfeld Informationen über Verstöße erlangt haben und diese melden oder offenlegen, zum Beispiel Arbeitnehmende, aber auch Gesellschafterinnen oder Gesellschafter, Selbständige oder bestimmte „Dritte“ (z.B. Angehörige von Beschäftigten oder Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartnern).
Dies enspricht auch in etwa der Gesetzesbegründung in BT Druchsache 20/3422, S. 33:
"Der persönliche Anwendungsbereich der HinSch-RL ist sehr weit gefasst (Artikel 4). Geschützt werden sollen nicht nur Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im Sinne von Artikel 45 Absatz 1 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union (AEUV) einschließlich der Beamtinnen und Beamten, sondern unter anderem auch Praktikantinnen und Praktikanten, Freiwillige und Anteilseignerinnen und Anteilseigner, aber auch externe Auftragnehmerinnen und Auftragnehmer und Lieferantinnen und Lieferanten sowie Personen, deren Arbeitsverhältnis bereits beendet ist oder noch nicht begonnen hat und sich in einem vorvertraglichen Stadium befindet."
Den Zugang zu einer Plattform etc. können man den Betroffenen über verschiedene Datenschutzinformation für Mitarbeiter, Geschäftspartnern usw. mitteilen oder die Daten auf der Internetseite veröffentlichen. Will man die Internet-Adresse nicht generell veröffentlichen, können Bewerber ebenfalls über die Datenschutzinformation, welche diese erhalten müssen, informiert werden (z.B. über die E-Mail-Signatur (untechnisch gemeint) verlinkt oder über ein Bewerbertool / eine Bewerberplattform).
Wenn Sie Fragen in diesem Zusammenhang haben, sprechen Sie mich gerne an.
