Löschung von Personalakten und Bewerberdaten

29 January 2014

Mit den Löschfristen im BDSG und anderen datenschutzrechtlichen Vorschriften (z.B. im TKG) ist das so eine Sache. Einerseits scheinen sie so klar, wenn man sich die Angelegeneheit aber genauer anschaut, ist es dann fast immer nicht mehr der Fall.

So auch im oben genannten Fall. Aus dem Grunde bin ich auch sehr vorsichtig damit, die tatsächliche Löschung von Personalakten zu verlangen. Was mir aber wichtig ist, dass die nicht mehr benötigten Personalakten archiviert und gesperrt werden.

Was man eindeutig sagen kann, ist, dass Entgeltabrechnungsunterlagen aus steuerrechtlichen Gründen (Abgabenordnung) für 10 Jahre aufbewahren müssen. Für den Beginn der Frist kommt es aber m.E. darauf an, ab wann der relevante Steuerbescheid Bestandskraft hat. Der Fristbeginn ist daher nicht so einfach zu ermitteln. Mit Fristablauf  können die Entgeltunterlagen gelöscht werden.

Normalerweise sind nach 10 Jahren auch keine anderen Aufbewahrungspflichten mehr existent. Teilweise wird geschrieben, dass sonstige Personalunterlagen bereits nach 6 Jahren zu löschen seien. Eine Rechtsgrundlage wird dafür aber nicht genannt, weil es sie auch nicht gibt. Es gibt eine allgemeine Regelung zu Handelsbriefen, auf die hier vermutlich abgestellt wird. Handelsbriefen dürfen nach sechs Jahren gelöscht werden (HGB), wenn sie nicht unter die zehnjährige Aufbewahrungspflicht fallen. Auch das ist aber keine Löschpflicht, sondern eine Aufbewahrungspflicht.

Im Ergebnis bleibt es daher bei den sehr flexiblen Löschregelungen des § 35 BDSG.

Allerdings löschen viele Unternehmen die Personalakten auch nach zehn Jahren nicht, sondern sperren nur, da häufig Mitarbeiter im Rahmen ihrer Rentenbeantragung fehlende Unterlagen anfragen. Ein Verpflichtung zur Aufbewahrung ergibt sich aus diesem Grund jedoch nicht. Ein Speichergrund, schön möglich.

Es ist also zu sagen, dass Unternehmen nach 10 Jahren die Personalakten voraussichtlich löschen dürfen, ob sie dies auch müssen, ist aber eine Abwägungsfrage.

Bei Bewerberdaten ist es mit der Fristberechnung fast genauso ein Trauerspiel, seit dem die Rechtsansprüche für Bewerber aus dem AGG hinzugekommen sind. Allerdings geht hier meines Erachtens die herrschende Meinung von einer maximalen Speicherdauer von sechs Monaten (sofern es keine Gründe für eine längerfristige Speicherung gibt) aus. Das halte ich auch für richtig.

Wer sich für die steuerrechtlichen Fragen interessiert, der möge sich bitte § 147 AO und § 257 HGB ansehen.

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