Im Verzeichnis der Verarbeitungstätigken werden alle Verarbeitungstätigkeiten, die personenbezogene Daten betreffen, erfasst. Jeder Verantwortliche muss ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten, die seiner Zuständigkeit unterliegen, vorhalten.
Die Inhalte ergeben sich aus Art. 30 Abs. 1 lit. a) bis g) DSGVO. Jeder Auftragsverarbeiter ist zusätzlich verpflichtet, ein eigenes Verzeichnis zu allen Kategorien von im Auftrag eines Verantwortlichen durchgeführten Tätigkeiten der Verarbeitung zu führen. Hier ergeben sich die Inhalte, die in dem Verzeichnis stehen müssen aus Art. 30 Abs. 2 lit. a) bis d) DSGVO.
Der Verantwortliche und der Auftragsverarbeiter haben das Verzeichnis der Verbeitungstätigkeiten dem betrieblichen Datenschutzbeauftragten und auf Anfrage der Datenschutzaufsicht zur Verfügung zu stellen. Eine wichtige Funktion ist daher die Transparenz über die Verarbeitungsprozesse herzustellen und letztlich auch die Kontrolle der rechtmäßigen Verarbeitung im Unternehmen oder in der Einrichtung zu ermöglichen. Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ist insofern ein zentraler Pflichtbestandteil der Unternehmensdokumentation. Wenn es fehlt, ist es schon mal schlecht. Für Auftragsverarbeiter ist es eine wichtiger Bestandteil der Nachweisdokumentation nach § 28 Abs. 3 lit. h) DSGVO. Im Internet gibt es viele Muster für solche Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten. Was hier das Richtige ist, ist für Laien schwer zu beurteilen.
An einem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeit kommt man als Unternehmen nicht vorbei. Wir unterstützen Sie bei der Gestaltung Ihres Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und wenn Sie wollen auch bei der Erfassung der Inhalte. Soweit Inhalte einer rechtlichen Klärung bedürfen, wie z.B. die Speicherdauer Ihrer Daten, helfen wir Ihnen auch hier gerne. So können Sie sich um wichtigere Dinge kümmern und müssen sich nur mit den zentralen Fragen selber beschätigen.
